Sisältökalenteri on työkalu, joka muuttaa satunnaisen sisällöntuotannon suunnitelmalliseksi tekemiseksi. Sen avulla tiedät etukäteen mitä julkaiset, milloin ja missä kanavassa. Tuloksena on tasalaatuista sisältöä, joka tukee liiketoiminnan tavoitteita sen sijaan, että postauksia keksitään kiireessä.
Tämä opas on kirjoitettu markkinoinnista vastaaville, jotka haluavat tehostaa sisällöntuotantoa ja vähentää viime hetken paniikkia. Käymme läpi sisältökalenterin hyödyt, rakenteen ja konkreettiset vaiheet sen luomiseen.
Tämä artikkeli on osa modernin sisältömarkkinoinnin artikkelisarjaa.
Mikä on sisältökalenteri ja miksi se kannattaa
Sisältökalenteri on aikataulu, johon on merkitty suunnitellut sisällöt, niiden julkaisukanavat, aikataulut ja vastuuhenkilöt. Se voi olla yksinkertainen taulukko tai osa laajempaa projektinhallintatyökalua.
Sisältökalenterin tärkein hyöty on ennakoitavuus. Kun sisällöt on suunniteltu etukäteen, aikaa ei kulu aiheiden miettimiseen joka viikko erikseen. Tiimi tietää mitä on tulossa ja voi valmistautua ajoissa.
Toinen hyöty on johdonmukaisuus. Ilman suunnitelmaa sisällöntuotanto on usein reaktiivista: julkaistaan silloin kun ehditään ja aiheista jotka sattuvat mieleen. Sisältökalenteri varmistaa, että julkaisutahti pysyy tasaisena ja sisällöt tukevat asetettuja tavoitteita.
Kolmas hyöty on resurssien hallinta. Kun tiedät etukäteen mitä sisältöjä tarvitaan, voit arvioida realistisesti paljonko aikaa ja tekijöitä tarvitaan. Tämä auttaa välttämään tilanteita, joissa deadlinet kasaantuvat ja laatu kärsii.
Sisältökalenteri vai sisältösuunnitelma
Sisältökalenteri ja sisältösuunnitelma ovat läheisiä käsitteitä, mutta niillä on eri tehtävät.
Sisältösuunnitelma on strateginen dokumentti, joka määrittelee sisältömarkkinoinnin suunnan. Se vastaa kysymyksiin: kenelle sisältöä tehdään, mitä tavoitteita sillä on, millaisia teemoja käsitellään ja millä äänensävyllä. Sisältösuunnitelma on perusta, jonka päälle käytännön tekeminen rakentuu. Aiheesta voit lukea lisää sisältömarkkinoinnin oppaastamme.
Sisältökalenteri on operatiivinen työkalu, joka vie sisältösuunnitelman käytäntöön. Se kertoo konkreettisesti, mitä julkaistaan minäkin päivänä ja kuka vastaa toteutuksesta.
Hyvä järjestys on tehdä ensin sisältösuunnitelma ja sen jälkeen sisältökalenteri. Ilman suunnitelmaa kalenteri täyttyy helposti satunnaisista ideoista, jotka eivät muodosta yhtenäistä kokonaisuutta.
Mitä sisältökalenterin tulisi sisältää
Sisältökalenterin rakenne riippuu organisaation tarpeista, mutta tietyt peruselementit kannattaa olla mukana aina.
Julkaisupäivämäärä kertoo milloin sisältö julkaistaan. Tämä on kalenterin ydin, jonka ympärille muu rakentuu.
Kanava määrittelee missä sisältö julkaistaan. Sama sisältö voi mennä useampaan kanavaan eri muodoissa, jolloin jokainen kanava merkitään erikseen.
Aihe tai otsikko kuvaa sisällön ytimen. Alkuvaiheessa riittää työnimi, joka tarkentuu myöhemmin.
Sisältötyyppi kertoo onko kyseessä blogikirjoitus, somepostaus, uutiskirje, video vai jokin muu formaatti. Tämä auttaa hahmottamaan työmäärää ja tarvittavaa osaamista.
Vastuuhenkilö määrittelee kuka vastaa sisällön tuottamisesta. Jos sisällöllä on useita vaiheita, voi olla hyödyllistä merkitä erikseen kirjoittaja, hyväksyjä ja julkaisija.
Tila kertoo missä vaiheessa sisältö on: ideavaiheessa, työn alla, odottaa hyväksyntää vai julkaistu. Tämä auttaa seuraamaan etenemistä.
Lisäksi voit sisällyttää kalenteriin tavoitteen eli mitä sisällöllä halutaan saavuttaa, avainsanat jos sisältö on hakukoneoptimoitu, sekä linkit valmiisiin materiaaleihin tai briefeihin.
Näin luot sisältökalenterin
Sisältökalenterin luominen etenee järjestelmällisesti. Seuraavat vaiheet auttavat rakentamaan kalenterin, joka palvelee arjessa.
1. Määrittele tavoitteet ja kanavat
Aloita miettimällä mitä sisällöllä halutaan saavuttaa. Tavoite voi olla verkkosivuliikenteen kasvattaminen, liidien kerääminen, asiantuntijabrändin rakentaminen tai asiakkaiden sitouttaminen.
Tavoite vaikuttaa siihen, mitä kanavia käytät ja millaista sisältöä tuotat. Jos tavoite on liidien kerääminen, tarvitset sisältöjä jotka ohjaavat lukijan jättämään yhteystietonsa. Jos tavoite on näkyvyys, painopiste voi olla sosiaalisessa mediassa ja helposti jaettavissa sisällöissä.
Valitse kanavat sen mukaan, missä kohderyhmäsi viettää aikaa. On parempi olla läsnä kahdessa kanavassa kunnolla kuin kymmenessä huonosti.
2. Valitse työkalu ja luo pohja
Sisältökalenterin voi rakentaa monella tavalla. Yksinkertaisin vaihtoehto on taulukkolaskentaohjelma kuten Excel tai Google Sheets. Se on ilmainen, joustava ja tuttu useimmille.
Jos tiimissä on useita henkilöitä, kannattaa harkita projektinhallintatyökaluja kuten Trello, Asana, Monday tai Notion. Näissä on valmiita kalenterinäkymiä ja mahdollisuus kommentointiin, vastuuhenkilöiden merkitsemiseen ja tilapäivityksiin.
Tärkeintä on, että työkalu on riittävän yksinkertainen käytettäväksi. Monimutkainen järjestelmä jää helposti käyttämättä.
Luo pohjaan sarakkeet edellä mainituille peruselementeille. Voit lisätä sarakkeita tarpeen mukaan, mutta aloita mieluummin yksinkertaisella rakenteella ja laajenna myöhemmin.
3. Merkitse vuoden kiintopisteet
Käytä kalenterivuotta runkona. Merkitse ensin päivämäärät, jotka toistuvat vuosittain ja joiden ympärille sisältöä kannattaa rakentaa.
Näitä voivat olla toimialasi tärkeät tapahtumat ja messut, sesongit jotka vaikuttavat liiketoimintaan, juhlapyhät joihin liittyvät tervehdykset tai kampanjat sekä omat lanseeraukset, webinaarit tai muut merkittävät hetket.
Kun kiintopisteet ovat kalenterissa, näet heti mihin kohtiin tarvitaan sisältöä ja missä on väljempää.
4. Suunnittele sisällöt teemoittain
Täytä kalenterin tyhjät kohdat sisällöillä, jotka tukevat tavoitteitasi. Helpoin tapa on miettiä sisältöjä teemoittain.
Voit esimerkiksi valita kuukaudelle tai kvartaalille yhden pääteeman, jonka ympärille rakennat useamman sisällön eri kanaviin. Näin sisällöt tukevat toisiaan ja muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden.
Mieti myös ikivihreää sisältöä, joka ei ole sidottu tiettyyn ajankohtaan. Tällainen sisältö on hyödyllistä, koska sitä voi jakaa uudelleen ja se tuo liikennettä pitkään julkaisun jälkeen. Ikivihreää sisältöä kannattaa olla varastossa myös puskurina, jos jokin suunniteltu sisältö myöhästyy.
5. Jaa vastuut ja aikatauluta
Kun sisällöt on suunniteltu, merkitse jokaiselle vastuuhenkilö ja realistinen aikataulu. Huomioi, että sisällön tuottaminen vie aikaa: blogikirjoitus ei valmistu päivässä, jos kirjoittajalla on muutakin työtä.
Aikatauluta taaksepäin julkaisupäivästä. Jos sisältö julkaistaan perjantaina, milloin sen pitää olla valmis tarkistettavaksi? Milloin kirjoittajan pitää aloittaa? Milloin aineiston pitää olla kasassa?
Tämä auttaa välttämään tilanteita, joissa deadline yllättää ja laatu kärsii kiireestä.
6. Seuraa ja päivitä säännöllisesti
Sisältökalenteri ei ole staattinen dokumentti vaan elävä työkalu. Varaa säännöllisesti aikaa kalenterin tarkasteluun ja päivittämiseen.
Seuraa miten sisällöt suoriutuvat. Mitkä aiheet kiinnostavat yleisöä? Mitkä kanavat tuottavat parhaita tuloksia? Käytä näitä oppeja tulevan sisällön suunnittelussa.
Päivitä kalenteria kun tilanteet muuttuvat. Jos jokin aihe nousee ajankohtaiseksi, lisää se kalenteriin. Jos suunniteltu sisältö ei enää tunnu relevantilta, korvaa se toisella.
Somekalenteri osana sisältökalenteria
Somekalenteri on sisältökalenterin osa, joka keskittyy sosiaalisen median julkaisuihin. Joillekin organisaatioille somekalenteri riittää sellaisenaan, toiset tarvitsevat laajemman sisältökalenterin joka kattaa myös blogin, uutiskirjeet ja muut kanavat.
Somekalenterin erityispiirre on julkaisutahti. Sosiaalisessa mediassa julkaistaan tyypillisesti useammin kuin blogissa, joten kalenterissa on enemmän merkintöjä ja suunnittelu vaatii enemmän aikaa.
Hyvä käytäntö on suunnitella somekalenteri pidempien sisältöjen ympärille. Kun julkaiset blogikirjoituksen, suunnittele samalla somepostaukset jotka ohjaavat lukijoita artikkelin pariin. Näin saat yhden sisällön ympärille useita julkaisuja eri kanaviin.
Somekalenterissa kannattaa jättää tilaa myös spontaaneille julkaisuille. Kaikki sisältö ei voi olla suunniteltua etukäteen: ajankohtaiset tapahtumat, asiakaspalautteet ja arjen hetket tuovat vaihtelua ja autenttisuutta.
Työkalut sisältökalenterin tekemiseen
Sisältökalenterin voi rakentaa useilla eri työkaluilla. Valinta riippuu tiimin koosta, budjetista ja tarpeista.
Google Sheets tai Excel on yksinkertaisin ja ilmainen vaihtoehto. Se sopii erityisesti pienille tiimeille tai aloittelijoille. Jaettu taulukko mahdollistaa yhteistyön, mutta visuaalisuus on rajallinen eikä automaattisia muistutuksia ole.
Trello tarjoaa visuaalisen kanban-näkymän, jossa sisällöt näkyvät kortteina. Se sopii hyvin työnkulun hallintaan: kortti siirtyy sarakkeesta toiseen kun sisältö etenee ideasta julkaisuksi. Ilmaisversio riittää pienelle tiimille.
Asana on monipuolisempi projektinhallintatyökalu, jossa on sekä lista-, taulu- että kalenterinäkymä. Se sopii keskikokoisille tiimeille, joilla on useita samanaikaisia projekteja.
Notion yhdistää dokumentit, tietokannat ja kalenterit yhteen paikkaan. Se on joustava mutta vaatii hieman enemmän opettelua.
Monday on visuaalinen työkalu, joka sopii tiimeille jotka arvostavat selkeää kokonaiskuvaa ja automaatioita.
Varsinaiset sisältömarkkinoinnin työkalut kuten CoSchedule tai ContentCal on suunniteltu nimenomaan sisältökalenterin hallintaan ja ne integroituvat suoraan julkaisualustoihin. Ne ovat maksullisia mutta säästävät aikaa jos julkaiset paljon.
Usein kysytyt kysymykset sisältökalenterista
Yhteenveto
Sisältökalenteri on yksinkertainen mutta tehokas työkalu, joka muuttaa sisällöntuotannon hallituksi prosessiksi. Se auttaa suunnittelemaan etukäteen, jakamaan vastuut selkeästi ja pitämään julkaisutahdin tasaisena.
Hyvä sisältökalenteri sisältää julkaisupäivämäärät, kanavat, aiheet, vastuuhenkilöt ja tilatiedot. Se perustuu sisältösuunnitelmaan, joka määrittelee tavoitteet ja kohderyhmät.
Aloita yksinkertaisesti ja laajenna tarpeen mukaan. Täydellinen kalenteri ei ole se jossa on eniten sarakkeita, vaan se jota oikeasti käytetään.
Jos sisällöntuotanto tuntuu työläältä tai aikaa ei tahdo riittää, sisällöntuotantopalvelumme voivat auttaa. Suunnittelemme ja tuotamme sisältöjä, jotka tukevat liiketoimintasi tavoitteita.